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Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen

Die Aufbewahrungspflicht ist Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Für Buchhaltungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen (vgl. § 147 AO).

 Mit Ablauf der gesetzlichen Fristen können nach dem 31. Dezember 2016 folgende Unterlagen vernichtet werden:

10-jährige Aufbewahrungsfrist:
• Bücher und Aufzeichnungen aus dem Jahr 2006 oder früher
• sonstige Organisationsunterlagen, in denen die letzte Eintragung 2006 und früher erfolgt ist
• Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die bis 2006 aufgestellt worden sind
• Buchungsbelege aus dem Jahr 2006 oder früher

6-jährige Aufbewahrungsfrist:
• Erhaltene und versandte Handels- oder Geschäftsbriefe (z. B. Versicherungspolicen, Aufträge) aus dem Jahr 2010 oder früher

Die oben aufgeführten Unterlagen (außer Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen) können auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Dabei ist zu beachten, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sein sollen.
Beachte: Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§ 169, 170 AO).
Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind

• für eine begonnene Außenprüfung,
• für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
• für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und
• bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.