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Aufbewahrung von Elektronischen Kontoauszügen

Bedeutung. Kontoauszüge werden zunehmend in digitaler Form an die Kunden übermittelt. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bildformaten (z.B. im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z.B. als csv-Datei).

Werden Bücher und erforderliche Aufzeichnungen auf Datenträgern geführt (nach § 239 Abs. 4 HGB bzw. § 146 Abs. 5 AO), ist ab dem Jahr 2015 das BMF-Schreiben vom 14.11.2014, über die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff") zu beachten.

Die ausschließlich digitale Aufbewahrung der Unterlagen setzt nach den GoBD voraus, dass standardisierte Sicherheitsverfahren eingesetzt werden und das Verfahren und die vorhandenen Daten den Anforderungen der AO und den GoBD in Bezug auf Richtigkeit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Zeitgerechtheit und Übersichtlichkeit bzw. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit entsprechen.

Sind die Unterlagen in digitaler Form im Unternehmen eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen nicht mehr gelöscht werden. Die alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks genügt somit nicht den Aufbewahrungspflichten des § 147 AO.

Beachte: Das von der Bank eingerichtete elektronische Postfach ist nicht als dauerhafte Archivlösung gedacht. Es ist daher notwendig, dass Sie Ihre Kontoauszüge herunterladen und in Ihrem Buchführungssystem aufbewahren.
Das BMF erkennt seit Juli 2014 elektronische Kontoauszüge als Buchungsbeleg an, wenn der elektronische Kontoauszug bei Eingang vom Steuerpflichtigen auf seine Richtigkeit geprüft und dieses Vorgehen dokumentiert / protokoliert wird.

Es wird darauf hingewiesen, dass die Aufbewahrungsdauer der Daten zu den elektronischen Kontoauszügen von zehn Jahren auch in Fällen eines Bankwechsels gilt.