Startseite Steuernews Kassenführung – Ein „weiter wie bisher“ geht nicht mehr

Steuertermine

Termine für die gesetzlichen Zahlungsfristen finden Sie hier.
Kassenführung – Ein „weiter wie bisher“ geht nicht mehr

Wie jeder Unternehmer mittlerweile aus diversen Publikationen mitbekommen haben sollte, hat die Finanzverwaltung die Regelungen für die Führung von Kassenbüchern ab dem Jahr 2017 extrem verschärft.

Wir hatten hierzu auch bereits in der Veröffentlichung vom 15.08.2016 auf unserer Homepage informiert.

Jeder Unternehmer sollte sich zwingend hinterfragen, ob er die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Anderenfalls sind dringend Maßnahmen einzuleiten, um den Anforderungen bei der Kassenbuchführung gerecht zu werden.

Die gängige Praxis, dass in einem Kassenbuch anhand der Tagessummenendbons die Tageseinnahmen erfasst werden, ist spätestens ab 2017 nicht mehr ausreichend.

Es besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht für sämtliche Einnahmen und Ausgaben.

Jede Kasse muss kassensturzfähig sein, d.h. aufgrund der geführten Aufzeichnungen (elektronisch oder per Hand) muss zu jeder Zeit der Sollbestand ermittelbar sein und mit dem Istbestand abgeglichen werden können.

Dies wird u.a. im Rahmen der ab 2018 unangekündigt stattfindenden Kassennachschauen durch die Finanzämter abgeprüft werden.

Sollte sich herausstellen, dass die Kassenaufzeichnungen formell oder gar materiell mangelhaft sind, kann es zu empfindlichen Hinzuschätzungen kommen oder ggf. Sanktionen in Form von Bußgeldern geben.

Man sollte daher wissen, dass ab 2017 grundsätzlich nur noch der Einsatz von elektronischen Registrierkassensystemen bzw. PC- Kassensystemen anerkannt wird, bei denen sämtliche Einzeldaten, die durch die Nutzung entstehen, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren

- jederzeit verfügbar
- unverzüglich lesbar und

- maschinell auswertbar

aufbewahrt werden können.

Der Unternehmer hat dafür Sorge zu tragen, dass das von ihm genutzte Kassensystem diese Anforderungen erfüllt.

Ggf. sollte hier mit dem Kassenhersteller Rücksprache gehalten werden.

Ebenfalls aufbewahrungspflichtig sind sämtliche Auswertungs-, Programmier-, Stammdatenänderungsdaten sowie Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen zum genutzten Kassensystem.

Als Alternative zum Einsatz von elektronischen bzw. PC- Kassensystemen hat der Gesetzgeber bis auf weiteres immer noch die Führung einer sog. offenen Ladenkasse zugelassen.

Die Anforderungen an die ordnungsgemäße Führung einer solchen „Papier“- Kasse sind jedoch sehr hoch, deren Erfüllung extrem zeitaufwendig und fehleranfällig.

So besteht auch bei einer offenen Ladenkasse die Einzelaufzeichnungspflicht, d.h. jede einzelne Einnahme und jede Ausgabe ist gesondert zu erfassen.

Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung muss nur dann nicht erfüllt werden, soweit nachweislich Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden (z.B. Imbißstand).

Bei Führung einer offenen Ladenkasse sind tägliche Kassenberichte zu erstellen, in welchen neben Tagesend- und Tagesanfangsbestand sämtliche Einnahmen und Ausgaben einzeln zu erfassen sind.

Die Tagesendbestände sind aufgrund von Zählprotokollen der in der Kasse befindlichen Barmittel nachzuweisen.

Die Ermittlung der Tageseinnahmen hat durch eine sog. retrograde Ermittlung zu erfolgen, d.h. ausgehend vom Tagesendbestand wird unter Hinzurechnung aller Ausgaben und Entnahmen sowie der Minderung aller Einlagen und des Tagesanfangsbestandes im Ergebnis die Summe der Tageseinnahmen ermittelt.

Sämtliche Entnahmen, Einlagen und Ausgaben sind dabei durch Belege nachzuweisen.

Nur, wenn bei einer offenen Ladenkasse sämtliche Aufzeichnungen und Belege in der genannten Form vorliegen bzw. geführt werden, wird die Kassenführung durch die Finanzverwaltung anerkannt.

Wir möchten ausdrücklich darauf hinweisen, dass eine reine Kassenbuchführung, in welcher lediglich die Einnahmen und Ausgaben chronologisch aufgeführt werden, keine ordnungsgemäße Kassenführung darstellt.

Wenn mehrere Filialen bestehen, muss für jede Filiale eine separate Kasse geführt werden.

Anhand der Anforderungen an die Kassenführung ist damit von der Führung einer offenen Ladenkasse bei Unternehmen mit bargeldintensiven Geschäften abzuraten.

Sofern Sie im Einzelnen Rückfragen zu dieser Thematik haben, stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.

06.09.2017