Erstellung einer Verfahrensdokumentation zur Nachvollziehbarkeit betrieblicher Abläufe als Bestandteil der GoDB

Im Zusammenhang mit der zunehmenden Digitalisierung wird die Finanzverwaltung bei zukünftigen Betriebsprüfungen die Vorlage von sog. Verfahrensdokumentationen verlangen, anhand derer sie die betrieblichen Abläufe, insbesondere den Umgang mit digital verarbeiteten Daten im Unternehmen nachvollziehen kann.

Grundlage hierfür sind die Regelungen in den GoDB (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Die gesetzlichen Grundlagen hierfür ergeben sich aus der Abgabenordnung.

Es muss daher prinzipiell jeder Steuerpflichtige bereits jetzt entsprechende Dokumentationen zusammenstellen, um später bei Betriebsprüfungen die formelle Richtigkeit und Vollständigkeit der Buchführung nachweisen zu können.

Derzeit gibt es keine Vereinfachungsregelungen für kleine Unternehmen, auf welche man sich verbindlich stützen kann.

Bestimmte Muster oder vorgegebene Inhalte gibt die Finanzverwaltung nicht vor, da jeder Betrieb individuell ist und somit Eigenheiten unterliegt, welche gerade in diesen Dokumentationen nachvollziehbar erläutert werden sollen.

Wir unterstützen Sie gern bei Fragen zum Inhalt und zur Erstellung entsprechender Dokumentationen.

A1 – Bescheinigung

Seit dem Jahr 2010 sind Arbeitnehmer und Selbstständige gesetzlich verpflichtet, jede grenzüberschreitende Tätigkeit innerhalb der EU (inkl. Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz) beim zuständigen Versicherungsträger anzuzeigen. Das bedeutet, dass für jede noch so kurze grenzüberschreitende Tätigkeit ab dem 1. Tag eine A1-Bescheinigung notwendig ist.

Die A1-Bescheinigung kann bei der zuständigen Krankenkasse, bei dem GKV-Spitzenverband oder der Deutschen Rentenversicherung Bund beantragt werden.

 

Schutz vor doppelter Beitragszahlung

Sofern ein Auftrag im Ausland mit dem eigenen Personal abgewickelt werden soll, wären neben der Beitragspflicht in Deutschland auch Beiträge im Ausland fällig. Um diese Doppelverbeitragung zu vermeiden, sehen die Regelungen des europäischen Gemeinschaftsrechts vor, dass bei einer Entsendung in einen anderen EU-Staat unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin allein die deutschen Rechtsvorschriften gelten. Dies muss der entsandte Mitarbeiter im Beschäftigungsstaat mit einer A1-Bescheinigung nachweisen.

 

Ab 01.01.2019 ist das neue maschinelle Antrags- und Bescheinigungsverfahren für A1-Bescheinigungen verpflichtend. Die Verwendung der Antragsvordrucke ist nicht mehr zulässig. Zu beachten ist, dass dem Arbeitnehmer oder dem Selbstständigen die A1-Bescheinigung als farbigen Ausdruck zur Verfügung gestellt werden muss.

Aufgrund der Herausforderungen bei der Umsetzung des Verfahrens haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung eine Übergangsregelung geschaffen. Trotz der bestehenden Verpflichtung können Arbeitgeber Anträge im begründeten Einzelfall bis zum 30.06.2019 weiterhin in Papierform stellen