Aufwendungen für Werbekalender mit einem Firmenlogo als Betriebsausgabe
Aufwendungen für die Herstellung eines Kalenders mit Firmenlogo sind nur dann als Betriebsausgabe abziehbar, wenn diese einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Das entschied das Finanzgericht Baden-Württemberg mit Urteil vom 12.04.2016 (AZ 6 K 2005/11, Revision zugelassen).
Die Klägerin ließ Kalender mit Firmenlogo und einem Grußwort der Geschäftsführerin herstellen. Diese wurden dann an Kunden, Geschäftspartner und anderen Personen übergeben oder mit einer Grußkarte in der Weihnachtszeit versandt. Die Herstellungskosten pro Kalender betrugen weniger als € 35,00. Diese Kosten machte die Klägerin als Betriebsausgabe geltend. Das Finanzamt versagte aber den Abzug.
Warum stellt sich dann überhaupt die Frage, ob diese Kosten als Betriebsausgabe abzugsfähig sind? In diesem Zusammenhang kommt folgendes Problem auf: Das Finanzgericht Baden-Württemberg entschied, dass es sich bei den Kalendern um ein Geschenk handelte, da die Zuwendung unentgeltlich erfolgte.
Nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nr. 1 EStG dürfen diese Aufwendungen für Geschenke, die nicht für die Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen bestimmt sind, den Gewinn nicht mindern.
AUSNAHME: Wenn die Kosten pro Beschenktem und im Kalenderjahr nicht mehr als €35,00 überschreiten, kann man die Aufwendungen der zugewendeten Geschenke als Betriebsausgabe geltend machen. Um die Kosten gewinnmindernd zu berücksichtigen, müssen diese nach § 4 Absatz 7 Satz 1 EStG einzeln und getrennt von den anderen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.
Die Klägerin hatte diese besonderen Aufzeichnungspflichten, die auch für Werbegeschenke anzuwenden sind, nicht eingehalten. Vielmehr hat die Klägerin die Aufwendungen nicht auf einem besonderen Konto oder mehreren besonderen Konten innerhalb der Finanzbuchhaltung verbucht, sondern lediglich auf einem allgemeinen Konto erfasst. Dieses beinhaltete nicht nur Aufwendungen für Geschenke.
Die einzeln und getrennten Aufzeichnungen dienen dem Finanzamt dazu, die Feststellung zu erleichtern, ob und im welchem Umfang Aufwendungen vorliegen, für die das Abzugsverbot nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nr. 1 EStG gilt.
Praxistipp:
Die Aufzeichnungen erfolgen über ein gesondertes Konto. Entweder im Buchungstext oder auf dem Beleg muss der Namen des Empfängers zu erkennen sein.
Bei großen Rechnungen, in denen mehrere Positionen aufgeführt sind, sollte eine gesonderte Geschenke-Liste mit den Namen der Empfängersowie Art und Betragshöhe des Geschenks angefertigt werden.