Besondere Aufzeichnungspflichten bei Bargeschäften und Regelungen für die Benutzung von elektronischen Registrierkassen ab 01.01.2017
Insbesondere bei bargeldintensiven Geschäften prüft die Finanzverwaltung tiefgreifend, ob die gesetzlichen Anforderungen an das Führen von Büchern im Bereich der Kassenführung beachtet werden.
Lt. gesetzlicher Regelung müssen alle Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitnah und geordnet aufgezeichnet werden.
Zudem muss die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen gewährleistet sein, d.h. es dürfen keine Veränderungen an den Aufzeichnungen in der Form vorgenommen werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
Auch muss feststellbar sein, wann eine Änderung vorgenommen wurde.
Damit die Einhaltung dieser Regelungen durch die Finanzverwaltung überprüfbar ist, werden sich insbesondere bei den Anforderungen an die Benutzung von Registrierkassen ab dem 01.01.2017 wichtige Änderungen ergeben.
Aufgrund einer Übergangsfrist war es möglich, bis zum 31.12.2016 auch solche elektronischen Registrierkassen einzusetzen, die die seit 2002 bereits geltenden gesetzgeberischen Anforderungen nicht erfüllen.
Bedingung war, dass in diesen Fällen unter anderem die Tagesendsummenbons sowie die Organisationsunterlagen zum Gerät, wie die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung sowie Protokolle über Einrichtung oder nachträgliche
Änderungen am Gerät aufbewahrt wurden.
Nach Ablauf der Übergangsregelung dürfen nun ab 01.01.2017 nur noch solche Registrierkassen eingesetzt werden, die über eine Schnittstelle sämtliche im Gerät gespeicherte Einzelaufzeichnungen in einem maschinell auswertbaren Datenformat für Prüfzwecke der Finanzverwaltung ausgeben können.
Sollten derzeit benutzte EDV- Registrierkassen diese Voraussetzungen noch nicht erfüllen, müssen diese, sofern möglich, bis Jahresende nachgerüstet werden.
Wenn eine entsprechende Nachrüstung nicht möglich ist, dürfen diese Kassen ab 2017 nicht mehr verwendet werden. Es muss dann ggf. eine Neuanschaffung erfolgen.
Sofern PC- Kassensysteme genutzt werden, ist davon auszugehen, dass die gesetzgeberischen Anforderungen erfüllt werden können.
In beiden Fällen ist aber dringend angeraten, sich mit dem Hersteller des Kassensystems abzustimmen, ob die Kasse die Anforderungen bereits erfüllt oder ggf. eine Nachrüstung möglich ist.
Da die Benutzung einer elektronischen Registrierkasse bzw. eines PC- Kassensystems nicht verpflichtend durch den Gesetzgeber vorgeschrieben ist, besteht auch die Möglichkeit, die Bargeschäfte über eine sog. offene Ladenkasse zu führen.
Auch in diesen Fällen müssen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (sie oben) gewährleistet werden.
Eine Aufzeichnung der kumulierten Tageseinnahmen im Kassenbuch ist hier nicht ausreichend.
Vielmehr besteht auch hier eine Einzelaufzeichnungspflicht zu den täglichen Einnahmen (Rechnungsbetrag, Angaben zu erbrachten Leistungen und zum Leistungsempfänger).
Eine Ausnahme hierzu besteht lediglich, wenn es sich um den Verkauf von Waren von geringem Wert handelt, der an eine bestimmte Vielzahl nicht bekannter bzw. nicht feststellbarer Personen erfolgt (z.B. Trödelmarkt, Imbißstand etc.).
Zur Nachweisführung der Bareinnahmen bzw. des Kassenbestandes sind tägliche Kassenberichte zu führen (d. h. Kassensturz).
Aus einem solchen Tageskassenbericht lässt sich retrograd aus dem Tagesendkassen-bestand unter Abzug des Vortagesendbestandes sowie der Hinzurechnung von Kassenentnahmen bzw. sonstigen Barausgaben und Kürzung der Kasseneinlagen die Summe der Bareinnahmen ermitteln.
Die hier genannten Regelungen gelten ausdrücklich auch für die sog. Einnahmen- Überschuss- Rechner.
Sofern die Kassenführung nicht den gesetzlichen Vorgaben entspricht, ist das Finanzamt berechtigt, Hinzuschätzungen vorzunehmen.
Um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften im Bereich der Kassenführung zeitnah überprüfen zu können, hat der Gesetzgeber eine sog. Kassen- Nachschau eingeführt.
Es besteht so die Möglichkeit, dass ein Kassenprüfer vom Finanzamt ohne Ankündigung im Unternehmen erscheint und sich alle Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassen-führung relevanten sonstigen Organisationsunterlagen vorlegen lassen kann, um diese zu prüfen. In diesem Zusammenhang hat er auch Anspruch auf Übermittlung der elektroni-schen Kassendaten über eine digitale Schnittstelle bzw. auf zur Verfügungstellung der Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger.
Wir empfehlen Ihnen daher dringend, sich zunächst über den technischen Stand Ihres Kassensystems zu informieren und dann ggf. entsprechende Vorkehrungen zu treffen.
Um bei Betriebsprüfungen in späteren Jahren böse Überraschungen zu vermeiden, ist bei der Erfassung und Aufzeichnung von Bargeschäften höchste Sorgfalt geboten.
Gern unterstützen wir Sie bei Rückfragen zur praktischen Umsetzung.