Kassenbuchführung mit Excel

Die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung ist Gegenstand fast jeder Betriebsprüfung. Kann der Betriebsprüfer nachweisen, dass die Kasse nicht richtig geführt ist, diese bspw. ins Minus gerät, kann die Buchführung als Beweismittel erschüttert werden und berechtigt in diesen Fällen zu Schätzungen durch das Finanzamt.

Wird die Kasse mittels Excel geführt, also einem Medium, welches nachträgliche Änderungen erlaubt, stellt dies einen Mangel dar. In einem Urteil vom FG Münster vom 29.04.2021 wurde allerdings entschieden, dass die Erfassung von Bareinnahmen in einer Excel-Tabelle bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse kein Mangel darstellt, soweit alle Belege in geordneter Form vorliegen und diese selbst unabänderlich sind. Ein zusätzlicher Abgleich über eine Excel-Tabelle sei nicht gesetzlich erforderlich.

Allerdings sollte der Steuerpflichtige nicht auf „Lücke“ setzen; das Urteil ist aber in schwierigen Situationen eine Argumentationshilfe.