E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2025 – Kurzübersicht
Gesetzliche Grundlage:
Ab 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen verwenden, wenn sie Rechnungen an einen anderen inländischen Unternehmer stellen (Wachstumschancengesetz).
Ziele: Digitalisierung, Prozessvereinfachung, Sicherung des Vorsteuerabzugs.
Was ist eine E-Rechnung?
Definition: Maschinenlesbare, strukturierte Rechnung für automatische Verarbeitung.
Anerkannte Formate:
– XRechnung (XML-basiert)
– ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF + XML)
Pflichten ab 2025:
Empfangspflicht:
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren können.
Hinweis: E-Rechnungen können per E-Mail empfangen werden; revisionssichere – also eine unveränderbare, nachvollziehbare und langfristige Speicherung ist erforderlich.
Versandpflicht:
Herkömmliche Rechnungen (Papier/PDF): Nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers erlaubt.
Ohne Zustimmung: Versand im E-Rechnungsformat ist Pflicht.
Übergangsfristen:
Bis 31.12.2026: Herkömmliche Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers für alle Unternehmen zulässig.
Bis 31.12.2027: Für Unternehmen mit Jahresumsatz bis 800.000 € verlängerte Frist.
Ab 01.01.2028: Ausschließliche Nutzung von E-Rechnungen für alle inländischen B2B-Umsätze.
Wichtige Informationen zur Einführung der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025
Auf Grundlage des Wachstumschancengesetzes treten ab dem 1. Januar 2025 in Deutschland neue Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung) für alle inländischen Unternehmen, die Geschäfte mit anderen inländischen Unternehmen machen, in Kraft.
Ziel dieser Gesetzesänderung ist die Digitalisierung und Vereinfachung der Rechnungsprozesse.
Diese neuen Anforderungen sind zudem entscheidend, um den Vorsteuerabzug sicherzustellen. Nicht-konforme Rechnungen gefährden den Vorsteuerabzug und führen zu steuerlichen Nachteilen.
Die folgenden Informationen helfen Ihnen dabei, alle Anforderungen im Blick zu behalten und die E-Rechnungspflicht reibungslos in Ihrem Unternehmen umzusetzen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine maschinenlesbare Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht.
Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF-Dateien, die lediglich Bilddateien sind, enthalten E-Rechnungen strukturierte Daten, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und eine direkte Prüfung und Verarbeitung ermöglichen.
Anerkannte Formate für E-Rechnungen
Für den rechtssicheren Austausch von E-Rechnungen sind folgende Formate vorgeschrieben:
– XRechnung: Ein XML-basiertes Format, das den europäischen Standards entspricht und im öffentlichen Sektor bereits verpflichtend ist.
– ZUGFeRD ab Version 2.0.1: Ein hybrides Format, das PDF und XML kombiniert und sowohl maschinen- als auch menschenlesbar ist.
Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind für den gesetzlichen Rechnungsaustausch geeignet.
Pflichten ab dem 1. Januar 2025
Empfang von E-Rechnungen: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme dafür vorbereitet sind.
Für kleinere Unternehmen und Einzelunternehmer: Es ist möglich, E-Rechnungen per E-Mail zu empfangen, solange diese im gesetzlich vorgeschriebenen Format (XRechnung oder ZUGFeRD) vorliegen. Die maschinenlesbare Struktur (XML-Datei) muss dabei in einem GoBD-konformen System revisionssicher, d.h. unveränderbar gespeichert werden.
Versand von E-Rechnungen – Zustimmungserfordernis:
Ab dem 1. Januar 2025: Die Versendung herkömmlicher Rechnungen in Papierform oder als PDF ist nur noch erlaubt, wenn der Empfänger ausdrücklich zustimmt. Liegt keine Zustimmung vor, sind Sie gesetzlich verpflichtet, die Rechnung in einem anerkannten E-Rechnungsformat (XRechnung oder ZUGFeRD) zu versenden.
Zusammenarbeit mit uns:
Addison OneClick: Diese Plattform ermöglicht ab sofort die Übertragung von E-Rechnungen für die Finanzbuchhaltung an uns in GoBD-konformer Weise und im gesetzlich vorgeschriebenen Format.
Voraussichtlich im Frühjahr 2025 bietet Addison OneClick zusätzlich eine Lösung zur Erstellung von E-Rechnungen, sodass Sie die gesamte Rechnungsabwicklung digital und konform gestalten können.
Unsere Empfehlung für das Format: Wir empfehlen die Nutzung des ZUGFeRD-Formats, da es eine Kombination aus PDF und XML-Datei bietet. Die PDF-Komponente ermöglicht eine einfache Überprüfung der Richtigkeit, während die XML-Datei die maschinenlesbaren Daten enthält.
Die alternative Nutzung des Formats XRechnung erfordert eine „Übersetzung“ der XML-Daten in eine lesbare Form, was mit speziellen Tools erfolgen muss und potenzielle „Übersetzungsfehler“ nicht ausschließt.
Übergangsfristen für den Versand – Unterscheidung nach Umsatz
Bis zum 31. Dezember 2026:
Für alle Unternehmen: Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen herkömmliche Papierrechnungen oder einfache PDF-Dateien versenden – jedoch nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers. Liegt keine Zustimmung vor, muss die Rechnung als E-Rechnung versendet werden.
Bis zum 31. Dezember 2027 – Spezielle Regelung für kleinere Unternehmen:
Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis zu 800.000 Euro: Unternehmen, die im Kalenderjahr 2026 einen Jahresumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro erzielen, dürfen diese Übergangsregelung ein weiteres Jahr nutzen. Sie können bis Ende 2027 herkömmliche Rechnungen versenden, sofern der Empfänger ausdrücklich zustimmt.
Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro: Für diese Unternehmen endet die Möglichkeit zur Ausstellung von Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen bereits am 31. Dezember 2026.
Ab dem 1. Januar 2028 – Allgemeine E-Rechnungspflicht:
Für alle Unternehmen: Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zur ausschließlichen Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für alle inländischen B2B-Umsätze. Die Nutzung von Papier- oder PDF-Rechnungen entfällt dann vollständig.
Empfehlungen für Ihr Unternehmen
- Technische Vorbereitung: Überprüfen Sie Ihre aktuellen Systeme und stellen Sie sicher, dass diese für den Empfang und Versand von E-Rechnungen vorbereitet sind. Wenn Sie bisher hauptsächlich mit Excel arbeiten, ist eine geeignete Cloudlösung sinnvoll. Die Lösung OneClick Addison ist ab Frühjahr 2025 für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen verfügbar, auch an uns als
- Kommunikation mit Geschäftspartnern: Klären Sie frühzeitig ab, ob Ihre Geschäftspartner weiterhin PDF-Rechnungen akzeptieren oder den Empfang von E-Rechnungen bevorzugen.
- Schulung der Mitarbeitenden: Bereiten Sie Ihre Teams auf die neuen gesetzlichen Anforderungen und den Umgang mit E-Rechnungen vor.
Diese Informationen basieren auf den aktuellen gesetzlichen Regelungen. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.