Leistungen zur Unterbringung (einschließlich Unterkunft und Verpflegung) und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern des Arbeitnehmers in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen (z. B. bei einer Tagesmutter), die der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbringt sind steuer- und sozialversicherungsfrei.

Eine Umwandlung von ohnehin geschuldetem Arbeitslohn führt nicht zur Steuer- und Sozial- versicherungsfreiheit.

Eine betragsmäßige Obergrenze gibt es nicht.

Ob ein Kind schulpflichtig ist, richtet sich nach dem jeweiligen landesrechtlichen Schulgesetz. Die Schulpflicht ist aus Vereinfachungsgründen nicht zu prüfen bei Kindern,die:

–       – das 6. Lebensjahr noch nicht vollendet haben oder

–       – im laufenden Kalenderjahr das 6. Lebensjahr nach dem 30. Juni vollendet haben, es sei denn,sie sind  vorzeitig eingeschult worden, oder

–       – im laufenden Kalenderjahr das 6. Lebensjahr vor dem 1. Juli vollendet haben, mit der Folge, das für die Monate Januar bis Juli diesen Jahres der Kindergartenzuschuss bezahlt werden kann.

Den nicht schulpflichtigen Kindern stehen schulpflichtige Kinder gleich, solange sie mangels Schulreife vom Schulbesuch zurückgestellt oder noch nicht eingeschult sind.

Aufwendungen für die Betreuung des Kindes im eigenen Haushalt des Arbeitnehmers, z. B. durch Kinderpflegerinnen oder Familienangehörige, können hingegen nicht steuerfrei vom Arbeitgeber ersetzt werden.

Der eigene Haushalt des Arbeitnehmers ist keine einem Kindergarten vergleichbare Einrichtung zur Unterbringung und Betreuung von Kindern.

Bei Barzuschüssen des Arbeitgebers ist die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit nur dann gegeben, wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die zweckentsprechende Verwendung nachgewiesen hat. Der Arbeitgeber hat die Nachweise im Original als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.

Es ist aber zu beachten, dass die steuerfreien Arbeitgeberleistungen im Rahmen der Einkommensteuererklärung von den als Sonderausgaben abziehbaren Kinderbetreuungskosten zu kürzen sind.

Aufwendungen für die Unterbringung und Betreuung von Kindern i.S.d. § 32 EStG, d.h. Verwandte ersten Grades oder Pflegekinder, können in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Nicht abzugsfähig sind Kosten für die Ernährung des Kindes.

Voraussetzung für die Anerkennung in der Einkommensteuererklärung ist, dass das Kind das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet hat oder aufgrund einer vor Vollendung des 25. Lebensjahres eingetretenen Behinderung außerstande ist sich selbst zu unterhalten.

Außerdem muss das Kind dem Haushalt des Steuerpflichtigen angehören, dabei ist grundsätzlich die Meldung des Kindes maßgebend.

Eine weitere Voraussetzung ist, dass der Steuerpflichtige eine Rechnung erhalten hat und die Zahlung auf ein Konto des Leistungserbringers erfolgt ist. Sowohl die Rechnung als auch der Nachweis der Zahlung sind auf Verlangen dem Finanzamt vorzulegen. Eine Barzahlung schließt die Berücksichtigung der Kosten also aus. Einer Rechnung gleich stehen bei einem sozialversicherungspflichten Beschäftigungsverhältnis der (Arbeits-)
Vertrag, bei einem Au-pair-Verhältnis der Vertrag, wenn aus diesem der Anteil der Betreuungskosten an den Gesamtaufwendungen ersichtlich ist und bei Kindergarten oder Hort der Bescheid des öffentlichen oder privaten Trägers über die zu zahlenden Gebühren.

Der Abzug der Kosten ist laut § 10 Abs. 1 Nr. 5 EStG auf ²/₃ der Aufwendungen jedoch maximal 4.000 € je Kind begrenzt. Der Höchstbetrag ist ein Jahresbetrag der auch bei Wegfall einer Voraussetzung, bzw. nur anteiliger Betreuung, nicht zeitanteilig aufzuteilen ist und jedem Elternteil zur Hälfte zusteht. Es kann ein Antrag gestellt werden, dass der Höchstbetrag abweichend auf beide Elternteile aufzuschlüsseln ist. Sollte das Kind nicht unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sein, d.h. seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt nicht in Deutschland haben, ist der Höchstbetrag entsprechend der Ländergruppeneinteilung zu kürzen.

Die Zuordnung zum Veranlagungszeitraum erfolgt gemäß § 11 EStG, d.h. die Aufwendungen werden in dem Jahr als Kosten berücksichtigt in dem sie geleistet worden sind.

Bei verheirateten Eltern, die zusammenveranlagt werden, ist es egal wer die Aufwendungen getragen hat. Wenn beide Elternteile zusammenleben, aber nicht verheiratet sind und nur ein Elternteil den Betreuungsvertrag abschließt sowie die Kosten trägt, können diese weder anteilig noch vollständig dem anderen Elternteil zugerechnet werden. Das gilt auch dann, wenn sie bei diesem zu einer geringeren Steuer führen würden, aber bei dem erstgenannten Elternteil keine Auswirkung z.B. aufgrund des geringen Einkommens haben.

Bei nicht verheirateten oder dauernd getrennt lebenden Eltern ist es wichtig darauf zu achten, dass nur der Elternteil die Kosten abziehen kann, in dessen Haushalt das Kind gemeldet ist und der die Aufwendungen geleistet hat. Sollte also bspw. das Kind nur bei der Mutter gemeldet sein, der Vater aber die Gebühren bezahlt haben, kann keiner von beiden Kosten in der Einkommensteuererklärung geltend machen. Dies gilt auch wenn bspw. ein Elternteil des Kindes neu verheiratet ist und der neue Ehegatte die Kosten zahlt. In diesem Fall fehlt es bei dem neuen Ehegatten an der Voraussetzung der Verwandtschaft mit dem Kind, so dass keine Kosten abgezogen werden können.

Somit ist es sinnvoll bereits bei dem Abschließen des Vertrages für die Betreuung des Kindes und auch bei der Bezahlung der Kosten, die Voraussetzungen für den späteren Abzug in der Einkommensteuererklärung zu prüfen.

Sollte ein Elternteil von seinem Arbeitgeber einen Kindergartenzuschuss erhalten, so ist dieser in der Anlage Kind auf Seite 3 bei den Angaben über die Kinderbetreuungskosten als steuerfreier Ersatz/Erstattung einzutragen und von den Kosten abzuziehen.

Freiberufler und bestimmte Gewerbetreibende haben die Möglichkeit, ihren Gewinn nach den Grundsätzen des § 4 Abs. 3 EStG als sog. Einnahmen- Überschuss- Rechner zu ermitteln.

Im Grundsatz orientiert sich diese Gewinnermittlungsart daran, dass sowohl Betriebseinnahmen als auch Betriebsausgaben jeweils im Zeitpunkt der Zahlung ertragswirksam berücksichtigt werden.

Bei unbaren Geschäften ist allgemein geregelt, dass als Zeitpunkt der Zahlung der Moment gewertet wird, in dem der Zahlende die Verfügungsmacht über den Geldbetrag verliert.

Bei Scheckzahlungen im konkreten ist das die Hingabe bzw. Übergabe der Schecks an den Empfänger oder das Kreditinstitut und bei Überweisungen der Zeitpunkt des Eingangs des Überweisungsauftrages beim Kreditinstitut, sofern das Konto die nötige Deckung aufweist bzw. ein entsprechender Kreditrahmen vorhanden ist, anderenfalls der Zeitpunkt der Lastschrift.

Für Teil- oder Abschlagszahlungen gilt nichts anderes.

Ausnahmen ergeben sich im Wesentlichen bei folgenden drei Punkten:

1. Anlagevermögen

Bei der Anschaffung von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens erfolgt eine Aktivierung mit den gesamten Anschaffungskosten stets im Zeitpunkt der Erlangung der Verfügungsmacht, d.h. bei Lieferung des Wirtschaftsgutes.

In der Folge werden die Anschaffungskosten dann im Rahmen der Abschreibungen nach der wirtschaftlichen Nutzungsdauer aufwandswirksam berücksichtigt.

Es spielen hier also weder Art der Zahlung (Barzahlung, Ratenzahlung oder Finanzierung) oder der Zeitpunkt der Zahlung für die Aktivierung des Wirtschaftsgutes eine Rolle.

2. Regelmäßig wiederkehrende Ausgaben um den Jahreswechsel (10- Tagesregelung)

Der Gesetzgeber hat vorgesehen, dass regelmäßig wiederkehrende Zahlungen (Mieten, Versicherungsbeiträge etc.) sowohl einnahmen- als auch ausgabenseitig abweichend von der Grundregel dem Kalenderjahr zuzuordnen sind, zu welchem sie wirtschaftlich gehören.

Voraussetzung ist, dass sowohl die Zahlung als auch die Fälligkeit innerhalb von

10 Tagen vor Beginn oder nach Ende dieses Kalenderjahres liegen.

Beispiel: Die Miete für den Monat Januar 2016 ist am 03.01. fällig und wird bereits am 28.12.2015 gezahlt. Die Zuordnung als Betriebsausgabe beim Zahlenden erfolgt im Jahr 2016.

Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen können z. B. auch Beiträge sein, die nur einmal jährlich anfallen, wie z.B. Versicherungsbeiträge (insbesondere Kfz- Versicherungen oder Haftpflichtversicherungen, die regelmäßig zum Jahresanfang fällig werden, aber bereits zum Ende des Vorjahres abfließen).

Als regelmäßig wiederkehrende Zahlungen sind auch die Umsatzsteuervorauszahlungen zu betrachten.

Vorauszahlungsbeträge für den Monat Dezember bzw. bei Dauerfristverlängerung für den Monat November, die bis spätestens zum 10.01. des Folgejahres fällig werden, sind bei fristgerechter Zahlung dem Vorjahr (bzw. dem Verursachungsjahr) zuzuordnen.

Beispiel: Ein Unternehmer, der für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen eine Dauerfristverlängerung gewährt bekommen hat, zahlt die Umsatz-steuervorauszahlung für den Monat November 2012 fristgerecht am 09.01.2013. Der Vorauszahlungsbetrag ist als Betriebsausgabe im Jahr 2012 zu erfassen.

Wichtig: Die Finanzverwaltung hat entschieden, dass die 10- Tagesregelung eine Ausschlussfrist ist. Sofern die Fälligkeit aufgrund gesetzlicher Regelungen wie die sog. Wochenend- und Feiertagsregelung sich auf den nächsten Werktag und somit auf einen späteren Zeitpunkt als den 10.01. verschiebt, liegen die Voraussetzungen für eine Zuordnung zum Kalenderjahr der wirtschaftlichen Verursachungen nicht mehr vor und die Zahlung ist grundsätzlich im Zeitpunkt des Zahlungszeitpunktes als Betriebsausgabe zu berücksichtigen.

Beispiel: Ein Unternehmer, der für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen eine Dauerfristverlängerung gewährt bekommen hat, zahlt die Umsatz-steuervorauszahlung für den Monat November 2015 fristgerecht am 08.01.2016. Da der 10.01.2016 ein Sonntag ist, verschiebt sich die Fälligkeit auf den nächsten Werktag, den 11.01.2016. Die Fälligkeit liegt somit nicht mehr im 10- Tageszeitraum. Der Umsatzsteuervorauszahlungsbetrag ist als Betriebsausgabe im Jahr 2016 zu erfassen.

Bei Einzugsermächtigung gilt die Zahlung grundsätzlich als fristgerecht geleistet,auch wenn das Konto erst zu einem späteren Zeitpunkt belastet wird.Die gleichen Regelungen sind im Übrigen auch für Betriebseinnahmen anzuwenden,die regelmäßig wiederkehrend sind und kurze Zeit vor Beginn oder nach Beendigungdes Kalenderjahres, zu dem sie wirtschaftlich gehören, zugeflossen sind.

3. Vorauszahlungen für Nutzungsüberlassungen von mehr als 5 Jahren

Sofern Ausgaben für eine Nutzungsüberlassung (Mieten, Leasingsonderzahlungen etc.) von mehr als 5 Jahren im Voraus geleistet werden, sind diese insgesamt auf den Zeitraum gleichmäßig zu verteilen, für den diese Vorauszahlung geleistet wird.

Korrespondierend hierzu besteht die Möglichkeit, erhaltene Einnahmen, die als Vorauszahlung für eine gewährte Nutzungsüberlassung zugeflossen sind, auf den Zeitraum gleichmäßig zu verteilen, für den die Vorauszahlung geleistet wurde.

Insbesondere die Ausnahmetatbestände sollten im Vorfeld entsprechender Zahlungen beachtet werden, um unerwünschte Ergebnisse zu vermeiden.

Gutschrift bei Preisminderung

Immer wieder kommt es zu der Frage wie eine Rechnung korrigiert werden muss.
Kann diese nur als „Rechnungskorrektur“ oder „Stornorechnung“ bezeichnet werden oder darf auch der Begriff „Gutschrift“ verwendet werden.

Für Verwirrung sorgte vor einigen Jahren die Meinung, dass die Verwendung von „Gutschrift“ nicht mehr für Preisdifferenz-Gutschriften, Storno-Rechnungen und Warenrücknahmen zulässig ist. Mittlerweile ist klar – der Begriff „Gutschrift“ darf weiterhin verwendet werden.

Kommt es zu einer Korrektur oder Stornierung einer Lieferung oder Leistung kommt es auch zu einer Berichtigung der Umsatzsteuer nach § 17 UStG. Nur durch die Ausstellung eines Korrekturbeleges wird ein unrichtiger Steuerausweis nach § 14c UStG vermieden.

Zu beachten ist, dass sich der Korrekturbeleg eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Dies geschieht durch Nennung der Rechnungsnummer im Korrekturdokument.

Gutschrift als Rechnung

Der Begriff „Gutschrift“ wird auch verwendet, wenn der Leistungsempfänger statt dem Leistenden die Abrechnungslast hat. Diese Abrechnung muss alle Kriterien einer ordnungsgemäßen Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Akzeptiert der Leistende die „Gutschrift“ kann der Leistungsempfänger die Vorsteuer geltend machen, d.h. im Umkehrschluss, dass bei Intervention des Leistenden keine Vorsteuer gezogen werden darf. Ist der Leistende Kleinunternehmer nach § 19 UStG darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden.

Widerspricht ein Kleinunternehmer einer „Gutschrift“ mit ausgewiesener Umsatzsteuer nicht, entsteht eine unrichtig ausgewiesene Umsatzsteuer. In der Folge schuldet der Leistungserbringer auch die Umsatzsteuer, da er die Gutschrift akzeptiert und sich diese zu eigen gemacht hat.