„Gutschrift“ bei Rechnungsstellung

Gutschrift bei Preisminderung

Immer wieder kommt es zu der Frage wie eine Rechnung korrigiert werden muss.
Kann diese nur als „Rechnungskorrektur“ oder „Stornorechnung“ bezeichnet werden oder darf auch der Begriff „Gutschrift“ verwendet werden.

Für Verwirrung sorgte vor einigen Jahren die Meinung, dass die Verwendung von „Gutschrift“ nicht mehr für Preisdifferenz-Gutschriften, Storno-Rechnungen und Warenrücknahmen zulässig ist. Mittlerweile ist klar – der Begriff „Gutschrift“ darf weiterhin verwendet werden.

Kommt es zu einer Korrektur oder Stornierung einer Lieferung oder Leistung kommt es auch zu einer Berichtigung der Umsatzsteuer nach § 17 UStG. Nur durch die Ausstellung eines Korrekturbeleges wird ein unrichtiger Steuerausweis nach § 14c UStG vermieden.

Zu beachten ist, dass sich der Korrekturbeleg eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Dies geschieht durch Nennung der Rechnungsnummer im Korrekturdokument.

Gutschrift als Rechnung

Der Begriff „Gutschrift“ wird auch verwendet, wenn der Leistungsempfänger statt dem Leistenden die Abrechnungslast hat. Diese Abrechnung muss alle Kriterien einer ordnungsgemäßen Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Akzeptiert der Leistende die „Gutschrift“ kann der Leistungsempfänger die Vorsteuer geltend machen, d.h. im Umkehrschluss, dass bei Intervention des Leistenden keine Vorsteuer gezogen werden darf. Ist der Leistende Kleinunternehmer nach § 19 UStG darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden.

Widerspricht ein Kleinunternehmer einer „Gutschrift“ mit ausgewiesener Umsatzsteuer nicht, entsteht eine unrichtig ausgewiesene Umsatzsteuer. In der Folge schuldet der Leistungserbringer auch die Umsatzsteuer, da er die Gutschrift akzeptiert und sich diese zu eigen gemacht hat.

Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben i.S.d. EÜR

Für Einnahme-Überschuss-Rechner (EÜR) gilt das sogenannte Zu- und Abflussprinzip bei der Buchführung.

Das heißt, dass Betriebseinnahmen zum Zeitpunkt der Zahlung, also der Gutschrift auf dem Konto oder in der Kasse als zugeflossen und somit steuerpflichtig gelten.

Betriebsausgaben können abgezogen werden, wenn der Unternehmer nicht mehr wirtschaftlich über sie verfügen kann. Bei Kreditkartenzahlungen zählt also nicht der Tag des Abzugs auf dem Konto, sondern der Tag der Unterschrift auf dem Zahlungsbeleg bzw. der Eingabe der Geheimnummer.

Vom oben genannten Grundsatz, gibt es einige Ausnahmen. Diese sind beispielsweise:

1. 10-Tage-Regel:

Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen oder Ausgaben, die innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Jahreswechsel erfolgen und auch innerhalb dieser 10 Tage fällig sind und wirtschaftlich zu dem vor- oder nachgehenden Kalenderjahr gehören, werden diesem zugeordnet.

2. Anlagevermögen:

Selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter über 150,00 € sind im Anlagevermögen zu erfassen und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (siehe AfA-Tabelle) abzuschreiben. Als Ausgabe zählt dann nur die Abschreibung (AfA).

3. Darlehensaufnahme und –tilgung:

Die Darlehensaufnahme gilt nicht als Betriebseinnahme, die Tilgungsrate nicht als Betriebsausgabe.

4. Darlehenszinsen und –kosten:

Die Zinsen für ein betrieblich veranlasstes Darlehen sind hingegen im Zeitpunkt der Zahlung Betriebsausgaben. Dies gilt auch für Kosten der Darlehensaufnahme wie Bereitstellungsgebühren oder Vermittlungsprovisionen. Eine Neuerung gibt es in diesem Zusammenhang mit dem sogenannten Disagio/Damnum. Dieses war bisher auf die Laufzeit des Darlehen abzugrenzen und somit im Jahr nur anteilig Betriebsausgabe. Gemäß BFH-Urteil vom 08.03.2016 sind marktübliche Disagios sofort zum Abflusszeitpunkt Betriebsausgabe. Marktüblich sind alle Disagios, die wie unter fremden Dritten mit einer Geschäftsbank abgeschlossen werden. Bei Marktunüblichkeit ist das Disagio in Höhe der Marktüblichkeit sofort Betriebsausgabe. Der übersteigende Teil ist dann gleichmäßig aufzuteilen, wenn die Laufzeit des Darlehens über 5 Jahre beträgt, ansonsten ist auch dieser Anteil sofort abziehbar.

5. Vorauszahlungen (z.B. Leasingsonderzahlungen)

Vorauszahlungen für eine Nutzungsüberlassung sind nur dann gleichmäßig aufzuteilen, wenn der Zeitraum der Überlassung mehr als 5 Jahre beträgt.

Weitere Abweichungen vom Zufluss-/Abflussprinzip sind bei den beschränkt abziehbaren Aufwendungen (§ 4 Abs. 5 EStG) gegeben.

Freigiebige Zuwendungen zwischen Eheleuten

Auf der Suche nach sprudelnden Steuerquellen ist das Finanzamt gehalten im Rahmen von Betriebsprüfungen auf innerfamiliäre Vermögenstransaktionen zu schauen.

Im vorliegenden Beitrag geht es dabei um die Übertragung von Guthaben eines Einzelkontos oder Einzeldepots von einem Ehegatten auf den anderen. Dies stellt eine freigiebige Zuwendung dar und unterliegt der Schenkungssteuer.

Bei gemeinsamen Konten gilt die Vermutung dass jedem Ehegatten die Hälfte gehört.

Für Tatsachen, die der Annahme einer freigiebigen Zuwendung entgegenstehen, trägt der zur Schenkungssteuer herangezogene Ehegatte die Feststellungslast.

Es gilt also zu belegen, dass die erhaltenen Guthaben bereits vor der Transaktion dem bedachten Ehegatten vollständig oder wenigstens teilweise zuzurechnen waren.

Kontovollmachten spielen für die schenkungssteuerrechtliche Beurteilung keine Rolle.

Arbeitstägliche Mahlzeiten im Betrieb

Der Vorteil, den ein Arbeitnehmer durch die Gewährung unentgeltlicher Mahlzeiten im Betrieb erhält, gehört in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts zum steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn.

Wird die Mahlzeit an den Arbeitnehmer nicht unentgeltlich, sondern verbilligt abgegeben, gehört die Differenz zwischen dem amtlichen Sachbezugswert und dem vom Arbeitnehmer gezahlten Entgelt (zu dem auch die Umsatzsteuer gehört) zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Der Arbeitgeber hat in diesem Fall das Wahlrecht wie der Sachbezugswert versteuert werden soll. Die Versteuerung kann individuell durch Zurechnung beim einzelnen Arbeitnehmer oder pauschal mit dem Pauschalsteuersatz von 25% erfolgen. Die Pauschalierung mit 25% löst die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.

Da der Wert von arbeitstäglichen Mahlzeiten, die der Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt an die Arbeitnehmer im Betrieb abgibt, stets mit den amtlichen Sachbezugswerten zu bewerten ist, lässt sich bei einer Zuzahlung durch den Arbeitnehmer folgender Grundsatz aufstellen:

Ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil entsteht bei der verbilligten Abgabe einer Mahlzeit in keinem Fall, wenn der Arbeitnehmer einen Essenpreis mindestens in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts bezahlt.

Sowohl in den alten als auch in den neuen Bundesländern gelten für unentgeltlich oder verbilligt abgegebene Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) folgende Sachbezugswerte für das Kalenderjahr 2016:

Frühstück 1,67 €

Mittag- oder Abendessen 3,10 €

Wie bereits ausgeführt, werden einzelne Mahlzeiten, die der Arbeitgeber zur üblichen arbeitstäglichen Beköstigung seiner Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt im Betrieb abgibt (sog. Kantinenessen), stets mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet.

Gewährt der Arbeitgeber also seinen Arbeitnehmern unentgeltlich oder verbilligt einzelne Mahlzeiten, deren Werte die oben genannten amtlichen Sachbezugswerte übersteigen, fließt der übersteigende Betrag den Arbeitnehmern steuerfrei zu.

Beispiel

Ein Arbeitgeber will seinen Arbeitnehmern arbeitstäglich ein um 2,00 € verbilligtes Mittagessen steuer- und beitragsfrei gewähren. Hierzu gibt der Arbeitgeber je Arbeitstag einen Essensgutschein im Wert von 5,10 € aus, für den der Arbeitnehmer aber nur 3,10 € (= amtlicher Sachbezugswert) bezahlen muss. Der Arbeitgeber zieht den Betrag von 3,10 € je Arbeitstag gleich bei der Lohnzahlung ab. Der Arbeitnehmer erhält in der Betriebskantine je Essensgutschein eine Mahlzeit im Wert von 5,10 €. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer somit einen Vorteil von arbeitstäglich 2 € steuer- und beitragsfrei zuwenden.

Besondere Aufzeichnungspflichten bei Bargeschäften und Regelungen für die Benutzung von elektronischen Registrierkassen ab 01.01.2017

Insbesondere bei bargeldintensiven Geschäften prüft die Finanzverwaltung tiefgreifend, ob die gesetzlichen Anforderungen an das Führen von Büchern im Bereich der Kassenführung beachtet werden.

Lt. gesetzlicher Regelung müssen alle Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitnah und geordnet aufgezeichnet werden.

Zudem muss die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen gewährleistet sein, d.h. es dürfen keine Veränderungen an den Aufzeichnungen in der Form vorgenommen werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

Auch muss feststellbar sein, wann eine Änderung vorgenommen wurde.

Damit die Einhaltung dieser Regelungen durch die Finanzverwaltung überprüfbar ist, werden sich insbesondere bei den Anforderungen an die Benutzung von Registrierkassen ab dem 01.01.2017 wichtige Änderungen ergeben.

Aufgrund einer Übergangsfrist war es möglich, bis zum 31.12.2016 auch solche elektronischen Registrierkassen einzusetzen, die die seit 2002 bereits geltenden gesetzgeberischen Anforderungen nicht erfüllen.

Bedingung war, dass in diesen Fällen unter anderem die Tagesendsummenbons sowie die Organisationsunterlagen zum Gerät, wie die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung sowie Protokolle über Einrichtung oder nachträgliche

Änderungen am Gerät aufbewahrt wurden.

Nach Ablauf der Übergangsregelung dürfen nun ab 01.01.2017 nur noch solche Registrierkassen eingesetzt werden, die über eine Schnittstelle sämtliche im Gerät gespeicherte Einzelaufzeichnungen in einem maschinell auswertbaren Datenformat für Prüfzwecke der Finanzverwaltung ausgeben können.

Sollten derzeit benutzte EDV- Registrierkassen diese Voraussetzungen noch nicht erfüllen, müssen diese, sofern möglich, bis Jahresende nachgerüstet werden.

Wenn eine entsprechende Nachrüstung nicht möglich ist, dürfen diese Kassen ab 2017 nicht mehr verwendet werden. Es muss dann ggf. eine Neuanschaffung erfolgen.

Sofern PC- Kassensysteme genutzt werden, ist davon auszugehen, dass die gesetzgeberischen Anforderungen erfüllt werden können.

In beiden Fällen ist aber dringend angeraten, sich mit dem Hersteller des Kassensystems abzustimmen, ob die Kasse die Anforderungen bereits erfüllt oder ggf. eine Nachrüstung möglich ist.

Da die Benutzung einer elektronischen Registrierkasse bzw. eines PC- Kassensystems nicht verpflichtend durch den Gesetzgeber vorgeschrieben ist, besteht auch die Möglichkeit, die Bargeschäfte über eine sog. offene Ladenkasse zu führen.

Auch in diesen Fällen müssen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (sie oben) gewährleistet werden.

Eine Aufzeichnung der kumulierten Tageseinnahmen im Kassenbuch ist hier nicht ausreichend.

Vielmehr besteht auch hier eine Einzelaufzeichnungspflicht zu den täglichen Einnahmen (Rechnungsbetrag, Angaben zu erbrachten Leistungen und zum Leistungsempfänger).

Eine Ausnahme hierzu besteht lediglich, wenn es sich um den Verkauf von Waren von geringem Wert handelt, der an eine bestimmte Vielzahl nicht bekannter bzw. nicht feststellbarer Personen erfolgt (z.B. Trödelmarkt, Imbißstand etc.).

Zur Nachweisführung der Bareinnahmen bzw. des Kassenbestandes sind tägliche Kassenberichte zu führen (d. h. Kassensturz).

Aus einem solchen Tageskassenbericht lässt sich retrograd aus dem Tagesendkassen-bestand unter Abzug des Vortagesendbestandes sowie der Hinzurechnung von Kassenentnahmen bzw. sonstigen Barausgaben und Kürzung der Kasseneinlagen die Summe der Bareinnahmen ermitteln.

Die hier genannten Regelungen gelten ausdrücklich auch für die sog. Einnahmen- Überschuss- Rechner.

Sofern die Kassenführung nicht den gesetzlichen Vorgaben entspricht, ist das Finanzamt berechtigt, Hinzuschätzungen vorzunehmen.

Um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften im Bereich der Kassenführung zeitnah überprüfen zu können, hat der Gesetzgeber eine sog. Kassen- Nachschau eingeführt.

Es besteht so die Möglichkeit, dass ein Kassenprüfer vom Finanzamt ohne Ankündigung im Unternehmen erscheint und sich alle Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassen-führung relevanten sonstigen Organisationsunterlagen vorlegen lassen kann, um diese zu prüfen. In diesem Zusammenhang hat er auch Anspruch auf Übermittlung der elektroni-schen Kassendaten über eine digitale Schnittstelle bzw. auf zur Verfügungstellung der Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger.

Wir empfehlen Ihnen daher dringend, sich zunächst über den technischen Stand Ihres Kassensystems zu informieren und dann ggf. entsprechende Vorkehrungen zu treffen.

Um bei Betriebsprüfungen in späteren Jahren böse Überraschungen zu vermeiden, ist bei der Erfassung und Aufzeichnung von Bargeschäften höchste Sorgfalt geboten.

Gern unterstützen wir Sie bei Rückfragen zur praktischen Umsetzung.

Gemeinsame Nutzung eines Arbeitszimmers

Bildet das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit können Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer unbegrenzt als Betriebsausgaben oder Werbungskosten steuerlich berücksichtigt werden. Wichtig ist dabei dass Wohnung und Arbeitszimmer räumlich voneinander getrennt sind und sich darin keine privaten Gegenstände befinden. Eine einfache Arbeitsecke die durch einen Raumteiler oder Vorhang abgetrennt wird reicht nicht aus.

Befindet sich im Arbeitszimmer nicht gänzlich der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit und steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung können jährlich maximal 1.250,00 € angesetzt werden.

Nutzen zwei Ehegatten ein Arbeitszimmer gemeinsam ist nach aktuellem Urteil des FG Münster (11 K 2425/13 E, G) beiden Klägern jeweils nur der hälftige Höchstbetrages von 1.250 EUR anzuerkennen. Aufgrund der objektbezogene und nicht der personenbezogene Betrachtungsweise ist der Höchstbetrag von 1.250 € entsprechend der Nutzungsanteile bei den Ehegatten zu berücksichtigen. In diesem Fall lag er genau bei 50%.

Die Klage auf eine doppelte Berücksichtigung wurde somit als unbegründet zurückgewiesen. Jedoch wurde in Bezug auf andere anhängige Revisionsverfahren VIII R 15/15 und VI R 86/13 auch hier Revision zugelassen, die die Kläger jedoch nicht einlegten.

Auch der BFH VI R 53/12 hat folgende Rechtsfrage in Bezug auf das Arbeitszimmer zu klären:

Ist der Höchstbetrag für ein häusliches Arbeitszimmer bei Nutzung durch zwei Ehegatten personenbezogen oder objektbezogen? Hier wird Bezug auf die Größe des Arbeitszimmers genommen. Der Gesetzgeber habe sich bei dem Höchstbetrag an einer Größe von 12-14 qm orientiert, sodass bei einer Verdoppelung des Raumes und der gleichzeitigen Nutzung von mehreren Personen der Höchstbetrag nicht nur einmal zu gewähren ist. Nach Ansicht des klagenden Ehepaares wäre ein größerer Raum steuerrechtlich genauso zu behandeln als würden zwei kleinere, voneinander getrennte Räume genutzt werden.

Unter Hinweis auf die genannten Revisionsverfahren sollten Betroffene deshalb Einspruch einlegen und um Ruhen des Verfahrens nach § 363 Abs. 2 AO bitten.

Private Kapitalerträge in der Einkommensteuererklärung

Seit 2009 ist die Besteuerung von privaten Kapitalerträgen grundsätzlich durch den Kapitalertragsteuerabzug in Höhe von 25% zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer abgegolten.

In einigen Ausnahmefällen ist es zwingend notwendig die Kapitalerträge in der Einkommensteuererklärung anzugeben.

Das ist der Fall, wenn

–      keine Kapitalertragsteuer einbehalten wurde. Das trifft z. B. bei Darlehen an Angehörige, bei Gesellschafterdarlehen, bei Steuererstattungszinsen nach § 233 a Abgabenordnung oder bei Zinsen von ausländischen Banken zu.

–      bei Kirchensteuerpflicht keine Kirchensteuer von den Kapitalerträgen einbehalten wurde (z.B. wegen Abgabe eines Sperrvermerks).

Die Angabe der Kapitalerträge kann allerdings auch empfehlenswert sein, wenn

–      die Besteuerung sämtlicher Kapitalerträge mit dem persönlichen Einkommensteuersatz günstiger ist als der 25%ige Kapitalertragsteuerabzug (sog. Günstigerprüfung).

–      die Besteuerung von Gewinnausschüttungen aus einer wesentlichen Beteiligung an einer Kapitalgesellschaft in Höhe von 60% der Erträge mit dem persönlichen Steuersatz (sog. Teileinkünfteverfahren) günstiger ist als der Kapitalertragsteuerabzug.

–      der Kapitalertragsteuerabzug zu hoch gewesen ist. Dieser Fall liegt dann vor, wenn kein Freistellungsauftrag erteilt wurde und deshalb der Sparerpauschbetrag von 801,00 € bzw. 1.602,00 € für Ehepartner nicht berücksichtigt werden konnte.

–      Veräußerungsverluste aus Kapitalvermögen mit Veräußerungsgewinnen verrechnet werden sollen.

Da Banken und Sparkassen bei privaten Kapitalerträgen Steuerbescheinigungen teilweise nicht mehr automatisch ausstellen, sind diese anzufordern, wenn die Einbeziehung von Kapitalerträgen in die steuerliche Veranlagung beabsichtigt ist.

Sind Verluste in einem Depot angefallen und diese nicht in diesem Depot zur zukünftigen Verlustverrechnung vorgetragen, sondern im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung mit Veräußerungsgewinnen zu verrechnen, ist eine entsprechende Bescheinigung über den Verlust anzufordern.

Steuererklärungsfristen werden verlängert

Wenn Sie zur Abgabe von Steuererklärungen verpflichtet sind, erwartet das Finanzamt derzeit noch bis zum 31. Mai des Folgejahres die Abgabe Ihrer Steuererklärungen.

In der Regel ist es allerdings kein Problem, mit einer plausiblen Begründung eine Verlängerung der Frist bis zum 30. September der Folgejahres zu erreichen.

Wenn Sie sich von einem Steuerberater unterstützen lassen, verlängert sich die Fristautomatisch bis zum 31. Dezember des Folgejahres.

Ab dem Steuerjahr 2017 gilt eine neue Frist für alle Steuererklärungen.

Diese müssen dann erst bis zum 31.07.des Folgejahres (für die Steuererklärungen 2017also bis zum 31. Juli 2018) beim Finanzamt eingehen.

Sind wir mit der Erstellung der Steuererklärung beauftragen, ist künftig bis zum 28/29. Februar des übernächsten Jahres Zeit, die Steuererklärungen abzugeben. Für die Steuererklärung 2017 wäre also der 28. Februar 2019 Fristende.

In Ausnahmefällen kann das Finanzamt einzelne Steuererklärungen auch schon vor der Frist für Steuerberater (28./29.Februar des übernächsten Jahres) anfordern.

Falls das Finanzamt Steuererklärungen vorab anfordert, bleibt Ihnen jedoch mindestens 4 Monate Zeit für die Erstellung der betreffenden Steuererklärungen. Zudem dürfen diese Steuererklärungen auch erst frühestens für den 31.Juli des Folgejahres angefordert werden.

Wenn sie nicht zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet sind, habe Sie 4 Jahre Zeit, sich zu viel bezahlte Lohnsteuer vom Finanzamt zurückzuholen.

Geht die freiwillige Steuererklärung nicht innerhalb von 4 Jahren nach Ablauf des Steuerjahres beim Finanzamt ein, tritt die Festsetzungsverjährung ein und das Finanzamt bearbeitet die Steuererklärung nicht mehr.

Mit der Verlängerung der Abgabefristen wird auch der Verspätungszuschlag im Steuergesetz neu geregelt. Ausschlaggebend ist dabei aber künftig nur noch das Nicht-einhalten des Abgabetermins. Der Verspätungszuschlag droht auch dann, wenn die Steuer 0 Euro beträgt, oder es gar zu einer Steuererstattung kommt. Bei der erstmaligen Verspätung wird in der Regel ein Auge zugedrückt – es sei denn, dass es zu einer größeren Steuernachzahlung kommt.

Das Steuergesetz gibt die Berechnung des Verspätungszuschlages vor.

Bei Jahressteuererklärungen beträgt dieser für jeden angefangenen Monat der Verspätung 0,25 % der Steuernachzahlung, mindestens jedoch 25 Euro je Monat.

Unbenommen der Festsetzung eines Verspätungszuschlages lohnt es sich unter dem Gesichtspunkt der Verzinsung von Steueransprüchen (15 Monate Karenzzeit) sowie der Verjährung von Steuerbescheiden die Abgabe zum 31.12. des Folgejahres zu prüfen.

Geschenke an Arbeitnehmer

Gelegenheitsgeschenke in Form von Sachzuwendungen des Arbeitgebers anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses des Arbeitnehmers (z. B. Geburtstag, Hochzeit oder Geburt des Kindes) sind bis zu einer Freigrenze von 60,00€, einschließlich Umsatzsteuer, steuer- und beitragsfrei.

Beim Überschreiten der Freigrenze ist der gesamte Betrag steuer- und beitragspflichtig.

Die Freigrenze in Höhe von 60,00€ ist kein Jahresbetrag, sie kann mehrfach im Jahr oder sogar mehrfach im Monat ausgeschöpft werden (z. B. Hochzeit und Geburtstag).

Geldzuwendungen ohne besondere Verwendungsauflagen sind stets steuer- und beitragspflichtig.

Neben der Freigrenze von 60,00€ für Gelegenheitsgeschenke gibt es eine Freigrenze für Sachbezüge von 44,00€ (einschließlich Umsatzsteuer) monatlich.

Diese monatliche 44-Euro-Freigrenze gilt für Sachbezüge, die ohne besonderen Anlass zugewendet werden.

Beim Überschreiten der Freigrenze ist der gesamte Betrag steuer- und beitragspflichtig.

Der Arbeitgeber kann beim Überschreiten der Freigrenzen die Lohnsteuer für Sachzuwendungen an Arbeitnehmer bis zu einem Höchstbetrag von 10 000,00 € im Jahr mit 30 % pauschal besteuern (zuzüglich Solidaritätszuschlag und pauschale Kirchensteuer).

Pauschalbesteuerte Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer gehören zum Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung und sind damit sozialversicherungspflichtig.

Die Pauschalierung wird nur in den Fällen zugelassen, in denen die Sachzuwendungen zusätzlich zu dem ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden.

Aufwendungen für Werbekalender mit einem Firmenlogo als Betriebsausgabe

Aufwendungen für die Herstellung eines Kalenders mit Firmenlogo sind nur dann als Betriebsausgabe abziehbar, wenn diese einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Das entschied das Finanzgericht Baden-Württemberg mit Urteil vom 12.04.2016 (AZ 6 K 2005/11, Revision zugelassen).

Die Klägerin ließ Kalender mit Firmenlogo und einem Grußwort der Geschäftsführerin herstellen. Diese wurden dann an Kunden, Geschäftspartner und anderen Personen übergeben oder mit einer Grußkarte in der Weihnachtszeit versandt. Die Herstellungskosten pro Kalender betrugen weniger als € 35,00. Diese Kosten machte die Klägerin als Betriebsausgabe geltend. Das Finanzamt versagte aber den Abzug.

Warum stellt sich dann überhaupt die Frage, ob diese Kosten als Betriebsausgabe abzugsfähig sind? In diesem Zusammenhang kommt folgendes Problem auf: Das Finanzgericht Baden-Württemberg entschied, dass es sich bei den Kalendern um ein Geschenk handelte, da die Zuwendung unentgeltlich erfolgte.

Nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nr. 1 EStG dürfen diese Aufwendungen für Geschenke, die nicht für die Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen bestimmt sind, den Gewinn nicht mindern.

AUSNAHME: Wenn die Kosten pro Beschenktem und im Kalenderjahr nicht mehr als €35,00 überschreiten, kann man die Aufwendungen der zugewendeten Geschenke als Betriebsausgabe geltend machen. Um die Kosten gewinnmindernd zu berücksichtigen, müssen diese nach § 4 Absatz 7 Satz 1 EStG einzeln und getrennt von den anderen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.

Die Klägerin hatte diese besonderen Aufzeichnungspflichten, die auch für Werbegeschenke anzuwenden sind, nicht eingehalten. Vielmehr hat die Klägerin die Aufwendungen nicht auf einem besonderen Konto oder mehreren besonderen Konten innerhalb der Finanzbuchhaltung verbucht, sondern lediglich auf einem allgemeinen Konto erfasst. Dieses beinhaltete nicht nur Aufwendungen für Geschenke.

Die einzeln und getrennten Aufzeichnungen dienen dem Finanzamt dazu, die Feststellung zu erleichtern, ob und im welchem Umfang Aufwendungen vorliegen, für die das Abzugsverbot nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nr. 1 EStG gilt.

Praxistipp:

Die Aufzeichnungen erfolgen über ein gesondertes Konto. Entweder im Buchungstext oder auf dem Beleg muss der Namen des Empfängers zu erkennen sein.

Bei großen Rechnungen, in denen mehrere Positionen aufgeführt sind, sollte eine gesonderte Geschenke-Liste mit den Namen der Empfängersowie Art und Betragshöhe des Geschenks angefertigt werden.